Gestão de Assiduidade: A Utilidade da Tecnologia

Este é um texto condensado, extraído do meu artigo publicado pela RH Magazine em Portugal na sua edição nº 36, de Jan/Fevereiro de 2005 http://www.rhmagazine.com/arquivo/edicoes_anteriores/rhm36.html e que resolvi trazer aqui pela actualidade do tema face às resistências manifestadas por médicos e responsáveis de hospitais portugueses nos media, em virtude da recente instalação de sistemas de segurança, controlo e gestão do absentismo, assiduidade e pontualidade em algumas instituições. O tema não se esgota e muito mais haveria para acrescentar. Aguardo os vossos comentários, sugestões e críticas. Aqui vai o excerto do artigo:

"Apesar de frequentemente ser visto como um sistema punitivo, a gestão da assiduidade através de equipamentos de registo de presença é na verdade um instrumento de gestão que permite às organizações conhecer com rigor o seu índice de produtividade. Os sistemas de assiduidade modernos procuram dar suporte a novas formas de maximizar a eficiência dos processos internos para além de permitir a racionalização de inúmeras tarefas administrativas com inegáveis benefícios para a rentabilidade da organização.
Os processos de gestão de assiduidade, puramente administrativos e assentes em papel estão a sobrecarregar o seu departamento de RH? A sua empresa ainda usa sistemas de controlo de presenças, manuais ou de primeira geração que o obrigam à manipulação intensiva dos dados de trabalho efectivo, ausências e trabalho extra dos funcionários?

Se este é o seu caso, então é altura de pensar em procurar um sistema de assiduidade mais evoluído que permita maximizar a eficiência do departamento de RH e a qualidade do serviço prestado ao cliente interno, minimizando os custos e as perdas.

De acordo com a American Payroll Association, a automatização do processo de gestão de assiduidade permite uma poupança estimada em 1000 USD por funcionário, por ano. Esta poupança é resultado da redução no custo de processamento das remunerações e assenta ainda na diminuição dos erros humanos no registo manual dos tempos e manipulação da informação em papel, na inexistência de pagamento de horas extras não autorizadas e na redução do tempo empregue na resposta a pedido dos funcionários.

Ainda segundo o relatório “Trends in Time Attendance” apresentado durante o 22º Congresso Anual da American Payroll Association, esta poupança pode ser significativamente aumentada – em cerca de 10% segundo estimativas conservadoras – quando se utilizam terminais biométricos para a recolha de dados, a versão moderna dos relógios de ponto. A principal razão é que a autenticação biométrica dos empregados elimina a fraude no registo das horas em serviço, evitando a possibilidade de autenticação efectuada por alguém que não o próprio funcionário, o que por si só é sabido custar à entidade empregadora entre 0,25% até um máximo de 5% dos custos totais com salários.

As remunerações processadas nas organizações, originam um importante fluxo financeiro. A possibilidade de erros ou fraude na informação das horas trabalhadas, turnos ou horas extras pode ter consequências importantes. A tecnologia existente nos sistemas de assiduidade e de RH permitem hoje aos profissionais de RH evitar os erros na manipulação da informação e qualquer tipo de tentativa de fraude por parte dos trabalhadores.

Os benefícios variam de empresa para empresa, e podem ser significativos numa organização que ainda assenta os seus processos em tarefas intensivas, manuais e suportadas no papel.

Considere estes resultados:

- Processamento de remunerações a custo reduzido;
- Redução de custos com horas extraordinárias;
- Menos necessidade de supervisão;
- Menos formulários e menos tempos dispendido no seu preenchimento;
- Menor custo com circulação interna de documentos;
- Redução de custos com pagamentos indevidos;
- Integração com sistemas de prémios e avaliação do desempenho;
- Melhor organização da informação e disponibilidade de estatísticas;
- Maior responsabilidade dos superiores directos no que respeita à assiduidade dos seus colaboradores, em virtude da maior transparência;
- Segurança acrescida no local de trabalho. Em caso de emergência o sistema informa quem está nas instalações;
- Eficiência e qualidade do serviço prestado pelos RH. Menor taxa de erros;
- Percepção positiva por parte dos funcionários com respeito ao relacionamento com a empresa.

Não nos podemos esquecer que o sistema de assiduidade e RH é o interface mais visível entre a empresa e os seus funcionários, e afecta directamente a remuneração a receber por cada colaborador. Daí que a escolha de um sistema de assiduidade eficaz e adequado às necessidades da empresa é muito importante e por isso deve ser muito bem ponderada. Investigue e analise a oferta dos sistemas disponíveis no mercado. Consulte empresas utilizadoras destes sistemas e recorra à opinião especializada de consultores. Procure selecionar um sistema adequado às necessidades específicas da sua empresa e capaz de responder à dinâmica de mudança e crescimento expectável. "

A todos os que estejam interessados, poderei enviar cópia do artigo completo. Para isso basta deixarem o seu comentário sobre o texto e solicitarem o artigo.